Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal

Vad är ett utvecklingssamtal/medarbetarsamtal?

Uppsägningar, konflikter, löneförhandlingar eller riktigt goda nyheter. Oavsett om det gäller ett svårt och obekvämt samtal eller ett positivt, så är det viktigt att du som chef vågar ta tjuren vid hornen och sätta igång det där mötet som helt enkelt bör ske. När det gäller medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal är ”ju tidigare desto bättre” oftast en grundregel. Tänk på att även ett ångestladdat samtal kan utvecklas till någonting bra i slutändan.

Ett utvecklingssamtal/medarbetarsamtal är en regelbunden återkommande dialog mellan chefen och den anställde där viktiga frågor tas upp och situationen på arbetet diskuteras. Detta bör ske minst en gång per år men gärna mer frekvent om det är viktiga synpunkter som ska behandlas. Därför är det också viktigt att samtalet sker i enrum på ett ostört vis och där tidsbristen inte sätter käppar i hjulen.

Samtalet är lika viktigt för chefen som för den anställde genom att båda parter får chansen att ta upp intressen, skiljaktigheter, utvecklingsmöjligheter, förväntningar och behov samt styrkor och svagheter. Lyhördhet är A och O under ett sådant samtal eftersom man annars inte får så många möjligheter att berätta vad man vill och känner.

Ibland sker lönesamtalet i ett separat möte men ibland kan det också tas upp på ett medarbetarsamtal.

En modell för samtal

Det finns färdiga mallar att följa när man ska ta itu med ett medarbetarsamtal. Kanske finns det redan en som man använder på ditt företag. Annars hittar du många exempel om du söker på nätet.

Ett medarbetarsamtal bör följa en tydlig linje och även ha en given struktur på själva samtalet. I mallen ingår punkter som är listade nedan.

• Viktiga frågor att ta upp.
• Kartläggning av medarbetarens kompetensnivå.
• Utvecklingsplanen.

Dessa punkter kan sedan delas upp i delmoment för att ge en ännu tydligare bild av hur samtalet ska struktureras och följas upp. Det kan därmed se ut på följande sätt, uppdelat i olika sektioner inom samtalet.

• Tillbakablick på den anställdes prestationer.
• Nuvarande arbetssituation.
• Relationen mellan chef och den anställde (hur ser samarbetet ut?).
• Företagets utveckling..
• Medarbetarens arbetsuppgifter
• Framtida mål.

Ett tips är att lyssna ordentligt, se saker och ting ur medarbetarens perspektiv och att inte gå in i försvarsställning.

Förberedelse

Ett medarbetarsamtal bör förberedas till större delen, både av den anställde och chefen själv. Som ledare gör du klokt i att gå tillbaka till det senaste samtalet och se över anteckningarna från det tillfället. Detta utgör en grund för dialogen och är också en bra början för att komma igång med samtalet. Det kan till exempel starta med några övergripande frågor:

• Hur har året varit?
• Vad har gått bra – mindre bra?
• Vilka förväntningar har du på det här mötet?
• Hur vill du utvecklas – inom vilka områden?

Innan samtalet sätter igång bör du som chef alltid förbereda dig mentalt inför den medarbetare som du ska föra dialog med. Då alla människor är olika är det viktigt att kvaliteten på samtalen är hög, oavsett vem du talar med. Ägna en stund åt att fundera över hur du bör, vad som möjligtvis stressar den du ska ha framför dig i stolen samt hur du ska ta upp olika saker under samtalets gång.

Tänk också på att varje medarbetare besitter positiva egenskaper som bör framhävas även om det också finns negativa frågor att ta upp.  Målet bör alltid vara att förstärka och tacka för vad medarbetaren faktiskt har åstadkommit.

Dokumentation

Under ett medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal bör det alltid förekomma någon form av dokumentation eller protokoll där chefen och gärna även medarbetaren antecknar och dokumenterar vad som framkommer. Då samtalet är en strukturerad form av feedback så är det viktigt att ingen information går till spillo utan att man alltid kan gå tillbaka och se över vad som sades.

Att lära sig mer om utvecklingssamtal

Om man  inte är så van vid dessa typer av samtal eller om man vill bättra på sin förmåga att diskutera och handskas med de anställda på allra bästa sätt, så kan en ledarskapsutbildning vara en god hjälp.  Där lär man sig i regel om hur man kommunicerar effektivt, hur man sammanställer effektiva team och hur man bygger upp ett bra ledarskap.

I en ledarskapsutbildning brukar det också ingå moment som övningar att föra ett produktivt medarbetarsamtal och hur man bäst gör detta. De praktiska och mentorstyrda övningarna varvade med teori, ger en god överblick över vad som väntas under ett medarbetarsamtal och medför att de blivande eller nuvarande cheferna som tar kursen, även lär sig mycket om sina egna styrkor och svagheter.

Att undvika fallgropar

Trots att man som chef är väl förberedd så kan även den mest rutinerade person råka ut för samtal som går fel. Om det inte sker alltför ofta så kan man säga att det hör till lärprocessen, man lär av sina misstag. Händer det ofta så bör du naturligtvis analysera orsakerna och hitta lösningar.

Det finns också några saker som man bör vara extra uppmärksam på:

Att prata om lön eller inte

I somliga fall är lönesamtalet en del av utvecklingssamtalet men många menar att detta är fel väg att gå och att lönen bör avhandlas i ett separat samtal. Att ta upp för mycket siffror under ett utvecklingssamtal kan göra att fokuset på utveckling och kompetens faller bort och att den värdefulla feedbacken inte får den uppmärksamhet den behöver. Men det är upp till företaget att bestämma hur man gör. Och man måste förstås följa kollektivavtalets bestämmelser.

Att missa uppföljningen

Då ett medarbetarsamtal inte sällan endast sker en gång per år, är det betydelsefullt att göra minst en uppföljning under året för att stämma av och göra justeringar, om så behövs. Därför är det bra att boka in ett ett uppföljningssamtal innan mötet avslutas.

Regler kring medarbetarsamtal

Hur ser då reglerna ut beträffande utvecklingssamtal? Man bör planera in samtal minst en gång om året, men är man tvungen?

Svaret kan variera men för företag som har kollektivavtal är medarbetarsamtal i regel ett krav. Även reglerna för hur samtalet ska läggas upp är ofta med i avtalen och det är viktigt att  chefen och medarbetaren känner till förutsättningarna. H

Har en anställd rätt att tacka nej till medarbetarsamtal? Även när det gäller den frågan gäller det att ta en titt på kollektivavtalet. Vissa avtal ger medarbetaren rätt att tacka nej till ett utvecklingssamtal men däremot måste denne gå på möte med chefen om situationen kräver detta. Hur som helst bör medarbetarna alltid uppmuntras att medverka, eftersom det är ett ypperligt tillfälle att säga sin åsikt och veta hur man kan gå vidare.

Medarbetarsamtal för föräldralediga

En anställd som till exempel är föräldraledig eller sjukskriven har samma rätt till utvecklingssamtal och lönesamtal som sina kollegor.  I många fall kan även samtal med dessa vara extra mycket värda för att diskutera igenom vad som händer på företaget, hur återkomsten till arbetet sak fungera, med mera.

En person som är föräldraledig ska heller inte hamna på efterkälken vad gäller till exempel  kompetensutveckling. Då behöver hen få möjlighet att ta igen detta när arbetet börjar så att personen inte missgynnas genom till exempel lägre löneutveckling. Inträffar det så är det chefens ansvar att lösa problemet.

Skulle en anställd som är på föräldraledighet sägas upp så får inte uppsägningen börja gälla förrän denne är tillbaka igen i arbetslivet. Detta kan man naturligtvis ta upp på medarbetarsamtalet men det är värt att poängtera att ingen får sägas upp på grund av föräldraledighet eller graviditet då detta är ett brott mot diskrimineringslagen.

Att utvecklas som chef

Det krävs både självkännedom och relationsmedvetenhet för att framgångsrikt kunna ”ta in” och leda en annan person, och en grupp. Det är en ledarskapsförmåga som inte går att läsa sig till utan en förmåga som behöver tränas.

Vår ledarskapsutbildning är upplevelsebaserad och bygger på senaste neuroforskningen inom medvetenhetsträning, mindfulness, och emotionell intelligens. Bland annat bygger träningen på Googles ledarskapsprogram ”Search Inside Yourself”.

Läs gärna mer om Minds Unlimiteds ledarutbildning.

Läs också om effekterna av utbildningen.